KẾ TOÁN HỘ KINH DOANH XUÂN DIỆU

+Áp dụng cho hộ kinh doanh có máy xây dựng, xe cho một hay nhiều công trình

+Hướng dẫn này dùng để theo dõi thời gian hoạt động của từng máy móc thi công, tập hợp chi phí sử dụng máy và phân bổ chi phí cho từng công trình theo tiêu thức phù hợp.

+Phương pháp ưu tiên là phân bổ theo giờ máy thực tế vì phản ánh trực tiếp mức độ sử dụng máy tại từng công trình

+Phạm vi áp dụng gồm: máy đào, máy ủi, máy lu, máy xúc, cần cầu, xe bơm bê tông, máy phát điện, máy nén khí, xe vận chuyển nội bộ và các thiết bị thi công khác phục vụ trực tiếp cho công trình.

+Mỗi máy thi công phải có mã máy, tên máy, người vận hành, định mức nguyên liệu và đơn vị theo dõi riêng.

+giờ máy phải được ghi nhận hằng ngày theo từng công trình, có xác nhận của người vận hành, chỉ huy trường hoặc cán bộ kỹ thuật công trình.

+Chi phí phát sinh trực tiếp cho công trình nào thì tập hợp trực tiếp cho công trình đó.

+Chi phí dùng chung cho nhiều công trình thì phân bổ theo giờ máy thực tế, ca máy thực tế hoặc tiêu thức khác đã được hộ kinh doanh quy định nhất quán.

+Chi phí bất thường, lãng phí hoặc vượt mức bình thường cần được tách riêng để xem xét xử lý theo quy định nội bộ và chế độ kế toán hiện hành.

+Bước 1: xác định tổng chi phí máy thi công trong kỳ

Tổng chi phí máy thi công = chi phí nhân công điều khiển máy + chi phí nhiên liệu, dầu mỡ + chi phí sữa chữa bảo dưỡng + chi phí khấu hao máy + chi phí thuê máy + chi phí dịch vụ bên ngoài + chi phí khác liên quan.

+Bước 2: xác định tổng giờ máy thực tế trong kỳ

Tổng giờ máy thực tế = Tổng số giờ hoạt động của từng máy tại tất cả các công trình trong kỳ, căn cứ theo bảng theo dõi giờ máy hoặc nhật ký thi công.

+Bước 3: tính đơn giá phân bổ trên 1 giờ máy

Đơn giá phân bổ trên giờ máy = tổng chi phí máy thi công trong kỳ /  Tổng giờ máy thực tế trong kỳ

+Bước 4: phân bổ chi phí cho từng công trình

Chi phí máy thi công phân bổ cho công trình = số giờ máy thực tế của công trình x Đơn giá phân bổ/giờ máy.

+Trong tháng , tổng chi phí máy thi công máy đào M01 là 120,000,000đ

Tổng giờ máy thực tế là 300 giờ, đơn giá phân bổ là 120,000,000 / 300 = 400,000 đ/giờ

+Bảng theo dõi máy thi công hằng ngày.

+Nhật ký thi công, biên bản xác nhận ca máy.

+Phiếu xuất kho nhiên liệu dầu mỡ, phụ tùng.

+Hóa đơn sữa chữa, bảo dưỡng, thuê máy, dịch vụ mua ngoài.

+Bảng lương và bảng chấm công công nhân vận hành máy.

+Bảng tính khấu hao máy thi công.

+Bảng tổng hợp và bảng phân bổ chi phí máy thi công theo từng công trình. 

+Đối chiếu giờ máy giữa bộ phận kỹ thuật, đội thi công, kho vật tư và bộ phận nhân sự.

+Tính đơn giá phân bổ chi phí máy thi công và lập bảng phân bổ theo từng công trình theo kỳ kế toán.

+Hoạch toán chi phí máy thi công, kết chuyển chi phí vào giá thành công trình và lưu trữ chứng từ đầy đủ.

+Phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế, định mức và dự toán để báo cáo cho lãnh đạo

+Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ và đầy đủ của chứng từ trước khi ghi nhận chi phí.

+Đảm bảo chi phí máy thi công được phân bổ đúng công trình, đúng kỳ và đúng tiêu thức đã được phê duyệt.

+Phát hiện các trường hợp giờ máy bất thường, tiêu hao nhiên liệu vượt định mức hoặc chi phí sữa chữa tăng đột biến.

+Phối hợp với bộ phận kỹ thuật để xác minh khối lượng, thời gian hoạt động và tình trạng máy.
+Lưu trữ hồ sơ theo từng kỳ, từng máy và từng công trình để phục vụ quyết toán, kiểm toán và thanh tra thuế khi cần.

+Nắm vững nguyên tắc kế toán chi phí xây lắp và cách tập hợp chi phí theo công trình
+Biết lập bảng excel hoặc phần mềm để theo dõi giờ máy, nhiên liệu, khấu hao và phân bổ chi phí.

+Cẩn thận, có khả năng đối chiếu chứng từ với thực tế thi công.

+Hiểu quy trình thi công cơ bản để nhận diện chi phí hợp lý và chi phí bất thường.

+Có khả năng lập báo cáo quản trị chi phí máy thi công theo tháng, quý hoặc theo từng công tình.

+Cuối mỗi ngày đội thi công gửi bảng theo dõi giờ máy có xác nhận.
+Cuối tuần, kế toán đối chiếu giờ máy với nhật ký thi công và phiếu cấp nhiên liệu.

+Cuối tháng, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí thi công phát sinh trong kỳ.

+Tính tổng giờ máy theo từng công trình và xác định đơn giá phân bổ

+Lập bảng phân bổ chi phí máy thi công, trình kế toán trưởng hoặc người có thẩm quyền phê duyệt.

+Hoạch toán chi phí vào từng công trình, lưu bảng phân bổ cùng bộ chứng từ gốc.

+Lập báo cáo phân tích chi phí máy thi công gửi ban lãnh đạo và bộ phận thi công.

Hộ kinh doanh, doanh nghiệp nên ban hành quy định nội bộ về tiêu thức phân bổ chi phí máy thi công và áp dụng nhất quán giữa các kỳ.

Nếu có máy phục vụ riêng cho một công trình thì nên tập hợp trực tiếp cho công trình đó, chỉ phân bổ đối với chi phí dùng chung cho nhiều công trình.

Các khoản trích theo lương, chi phí vượt mức bình thường hoặc chi phí không phục vụ trực tiếp thi công cần được xem xét hoạch toán riêng theo chế độ kế toán và chính sách nội bộ.

Cập nhật lần cuối: 07/07/2026.

Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và có giá trị ở thời điểm cập nhật. 

Kế toán Xuân Diệu không đại diện phát ngôn cho bất kỳ cơ quan chức năng nào.

Hộ kinh doanh, cá nhân nên liên hệ Cơ Quan Thuế địa phương trước khi đưa ra quyết định quan trọng nào.